Hollandse Vereniging voor Genealogie ‘Ons Voorgeslacht’

Wapenregistraties

nch

Protocol Wapenregistratie van het Nederlands College Heraldiek

Dit protocol behandelt de procedure van aanvragen van registratie van een heraldisch wapen, het informeren en adviseren, het beoordelen en toekennen van akkoord voor registratie, tenslotte opname in het register, uitreiken van een bewijs daarvan en openbaarmaking door publicatie in druk en/of digitale media.

1. Hoofdlijn

Het Nederlands College Heraldiek (hierna het College) is namens de samenwerkende verenigingen belast met de wapenregistratie en beslist over de registratie.
De aanvrager, tevens mede wapenvoerder, zendt het registratieformulier in, persoonlijk ondertekend en compleet met alle gevraagde bijlagen. In de informatie bij het formulier zijn de benodigde stukken, het inzendadres en de wijze van inzenden aangegeven.
Aanvragen worden op volgorde van binnenkomst in behandeling genomen. De procedure en de gevergde tijd voor afhandeling wordt ook in het informatieblad aangegeven.
Als bewijs van de registratie ontvangt de aanvrager een stijlvolle wapenbrief met de afbeelding van het wapen in kleur, voorzien van een zegel of stempel van het Wapenregister en ondertekening door de voorzitter en de secretaris van het College. De registratie krijgt een volgnummer en datum van behandeling en akkoord van het College.
Indien niet tot registratie kan worden overgegaan ontvangt de aanvrager daarover schriftelijk bericht. Evenzo indien aanpassingen van het wapen nodig zijn alvorens het kan worden geregistreerd.
Wapens die al elders zijn geregistreerd, worden alleen in behandeling genomen, als aan de voorwaarden wordt voldaan die het College daaraan stelt.
De geregistreerde wapens worden gepubliceerd in onder meer het Heraldisch Tijdschrift en internet.
De openbaarmaking is een wezenlijk element in de publieke bescherming van het wapen.

2. Toelating tot registratie van een familiewapen

De registratie in het Nederlands Register Familiewapens (hierna het Wapenregister) is bestemd voor Nederlandse families en personen, daarnaast voor buitenlandse die van Nederlandse oorsprong zijn.
De aanvrager moet lid zijn van de familie waarvan het wapen ter registratie wordt aangeboden. Op verzoek is het mogelijk een wapen te doen registreren voor verwanten (bijv. aangetrouwde familie) of relaties (bijv. familieorganisatie) van de indiener. In dat geval fungeert de indiener als contactpersoon.
Wanneer een derde persoon optreedt als contactpersoon, blijft de wapenvoerder (wapenstichter) de aanvrager van de registratie en geeft deze persoonlijk akkoord door de ondertekening van het registratieformulier.

3. Indiening van de aanvraag wapenregistratie

Om de benodigde gegevens voor een wapenregistratie op uniforme wijze te ontvangen is een registratieformulier opgesteld.
De aanvraag wordt ingediend bij het Nederlands College Heraldiek, schriftelijk of digitaal, in een complete set met de volgende stukken:

  1. bedoeld registratieformulier;
  2. stamreeks van de aanvrager en een overzicht van de familierelatie met eventuele wapenvoerder;
  3. kleurenafbeelding van de complete wapentekening door een erkende heraldisch tekenaar en lijntekening van alleen het schild; of eerst een concept wapentekening in geval van een nieuw wapen;
  4. bronvermelding of vindplaats bij oude wapens, dan wel motivatie van het wapenontwerp bij nieuwe wapens;
  5. literatuurvermeldingen van het wapen (wapenboek of genealogie), voor zover van toepassing.
    De vereisten en vorm van de stam reeks worden toegelicht in de informatie bij het registratieformulier,
    evenals de vereisten van de tekeningen en bij digitale versie het format en de resolutie.

4. De behandelprocedure van het College

Het proces van behandeling van een aanvraag omvat de volgende stappen:

  1. De secretaris, dan wel de dossier voorbereider ontvangt de aanvraag en stuurt aan de aanvrager een ontvangstbevestiging en een nota.
  2. Elk wapen zal met name worden getoetst op de volgende elementen: historisch, heraldisch, esthetisch, rechtmatigheid en/of usurpatie, d.w.z. het onrechtmatig voeren van een wapen van een andere familie. Voor deze elementen bestaan in de Nederlandse Heraldiek algemeen aanvaarde normen en criteria, die uitgangspunt zijn in de beoordelingsprocedure.
  3. In een gezamenlijke bespreking van het College, wordt de aanvraag beoordeeld. De vaste elementen van beoordeling worden per individueel geval getoetst, op basis van de aangeleverde gegevens. Het College bepaalt of in specifieke situaties van hoofdlijnen kan worden afgeweken.
  4. Indien er geen direct akkoord is en/of een aanpassing van het wapen nodig is, dan treedt een der leden van het College met de aanvrager in overleg over aanpassingen of benodigde aanvullende informatie. Een vervolg van behandeling kan dan eventueel ook plaats vinden door een digitale consultatie van de collegeleden.
  5. Wanneer de registratie akkoord is bevonden wordt de wapenbrief opgesteld en in concept voorgelegd aan de aanvrager.
  6. Na akkoord van aanvrager wordt de wapenbrief verder opgemaakt, ondertekend door voorzitter en secretaris, gezegeld en aan aanvrager toegezonden of uitgereikt.
  7. De wapenbrief wordt identiek in het wapenregister opgenomen, en als publicatie aangeboden aan de redacties van de betreffende verenigingsbladen.

Met de inschrijving in het wapenregister, uitreiking van de wapenbrief en publicatie is de registratieprocedure afgesloten.

5. Beoordeling en onderscheid bestaande en nieuwe wapens

Een hoofdpunt van een Nederlands familiewapen is dat het zoveel mogelijk uniek dient te zijn en kenmerkend voor de familie en/of familiegeschiedenis, tegelijkertijd beperkt in aantal gebruikte verdelingen, stukken en kleuren. Daarbij is er verschil in de beoordeling en registratie van bestaande (historische) wapens en nieuwe recent ontworpen wapens. Het College let daarbij op de volgende uitgangspunten.
Bij een bestaand wapen wordt beoordeeld of de afstamming van de wapenvoerder of diens eigentijdse familiekring voldoende is aangetoond. In bepaalde gevallen kan met een breuk of een variant op het oude wapen een niet-agnatische (wel naamdragende) afstamming overbrugd worden. Bij usurpatie van een bestaand wapen door voorouders kan dit eventueel geaccepteerd worden als nieuw gegroeid gegeven bij een gebruik van meer dan drie generaties en ca. 100 jaar.
Bij een nieuw ontworpen wapen beoordeelt het College per geval over welke heraldische elementen (bijvoorbeeld verdelingen, stukken en/of kleuren, combinaties, uitvoeringen van helmen en/of dekkleden, etc.) een passende uitdrukking zijn van beoogde betekenis en/of familiegeschiedenis. Het College adviseert daarover aan de aanvrager of de ontwerper als aanpassingen nodig worden geacht.
De hoofdzaak is dat de traditionele heraldische gebruiken en uitdrukkingsvormen worden gevolgd. Verder geldt in principe de richtlijn dat de heraldische wapenelementen de geschiedenis (incl. ‘stand’) van de familie en/of de persoon representeren. Deze vuistregel belemmert bijvoorbeeld het registreren van nieuwe wapens met elementen (zoals schildhouders) die historisch gezien door adellijke en regentenfamilies gevoerd worden.

6. Publicatie van de geregistreerde wapens

Een essentieel onderdeel van de registratie is publicatie. Een brede openbaarmaking van de wapenregistraties, waarbij altijd ook de genealogische context wordt aangegeven, kan het (onbewust) dubbelen of gelijken van wapens voorkomen. Tegelijk biedt het een noodzakelijk houvast bij het aanvechten van onrechtmatig gebruik van een wapen door een andere familie of personen, ook al dragen die dezelfde naam.
De publicatie geschiedt door de deelnemende verenigingen elk voor de wapens van hun eigen leden in de respectievelijke verenigingsbladen “Gens Nostra” en “Ons Voorgeslacht”. Niet-leden worden in het digitale wapenregister gepubliceerd (op Internet), alsmede in het Heraldisch Tijdschrift.
In het Heraldisch Tijdschrift worden tevens (voor zover beschikbaar) toelichtingen op de historie bij bestaande wapens of de motivering van het ontwerp bij nieuwe wapens gepubliceerd.

7. Nazorg en archivering

De voorzitter van het College draagt zorg voor bewaring van het originele register. De vicevoorzitter en de secretaris van het College, alsook het Heraldisch Archief NGV houden een kopieregister aan.
Bij functieopvolging worden deze registers aan de opvolgers overgedragen.
Op verzoek informeert het College belanghebbenden of potentiële belanghebbenden over in het register opgenomen wapens en eventuele nadere achtergronden.
De afgesloten dossiers van de aanvragen worden van tijd tot tijd overgedragen aan het Heraldisch Archief van de NGV. Het archief beheert deze onder embargo en kan op verzoek hieruit inlichtingen verstrekken. Hierbij worden de privacyregels gehanteerd die ook onder genealogisch onderzoekers gebruikelijk zijn.

8. Kosten wapenregistratie familiewapens

De wapenregistratie is een activiteit van de vereniging, waarin al het bestuurlijk en organisatorisch werk wordt uitgevoerd door vrijwilligers. Gestreefd wordt de wapenregistratie voor een brede groep belangstellenden beschikbaar te stellen en in principe geen extra financiële drempels op te werpen. De wapenregistratie is echter een individueel gerichte dienst naar keuze en wordt zodanig begroot als een kostendekkende activiteit, dat het tarief de gemiddelde kosten kan dekken.
Dit geldt voor de basisvorm van registratie. Het is mogelijk optionele extra’s in diensten of uitvoering aan te bieden tegen meerkosten. Naast extra diensten zoals bijvoorbeeld het tekenwerk, genealogisch onderzoek, kan het ook om luxere uitvoering van de wapenbrief gaan.
Deelnemende verenigingen kunnen beslissen de activiteiten of delen daarvan te sponsoren of bepaalde kosten op zich te nemen.
De leden van de verenigingen krijgen een korting op het registratie tarief voor niet-leden. Het bedrag voor leden is in principe het kostendekkende tarief. Het bedrag voor niet-leden wordt in publicaties als basistarief aangegeven, waarop de leden een korting krijgen.

Tarieven 2016:
De kosten van registratie bedragen € 170,- per aanvraag (waarvan € 45,- te voldoen voor start van het dossier). Voor leden van de deelnemende verenigingen NGV en HVG “Ons Voorgeslacht” is het registratietarief € 125,-. Bij verzending buitenland geldt een kostenopslag van € 30,-.
Er kunnen bijkomende kosten zijn voor de volgende zaken. Niet inbegrepen in de registratiekosten zijn eventuele kosten voor ontwerp van een wapen, daarvoor wordt in overleg en afhankelijk van de benodigde werkzaamheden een bedrag bepaald. Dat kan mede omvatten het maken van een digitale modeltekening in een standaard model van het College. Echter het maken van een eigen definitieve wapentekening en de kosten daarvan moet de aanvrager zelf met een erkend heraldisch tekenaar overeenkomen. Daar staat het College buiten, behoudens eventueel advies over heraldische inhoud en uitvoering.
De vereisten van een wapentekening die geschikt is voor de registratie, wapenbrief en publicatie worden in het informatieblad bij het registratieformulier nader aangegeven.

9. Overige punten

De deelnemende verenigingen plaatsen de informatie wapenregistratie en het gezamenlijke registratieformulier op hun website. Tevens plaatsen zij de link (URL) naar het wapenregister. Dit register heeft een openbare toegang en is dus niet beperkt tot leden.
Het staat de deelnemende verenigingen vrij om daarnaast ook op andere wijze wapens van hun leden te publiceren, al dan niet achter een leden-toegang.
Naast het register Familiewapens kan het Nederlands College Heraldiek ook andere registerafdelingen (of secties) in het algemeen Nederlands wapenregister openen. Bijvoorbeeld Nederlands Register Kerkelijke Heraldiek; Nederlands Register voor Corporatieve Heraldiek. Deze laatste is al geopend in 2008.
De deelnemende genealogische verenigingen participeren in het Nederlands Register Familiewapens.
Op vergelijkbare wijze kunnen ook derde organisaties desgewenst deelnemen aan de registratie van organisatiewapens of kerkelijke heraldiek.
De deelnemende organisaties kunnen hun eigen wapen of heraldisch beeldmerk bij het College ter registratie aanbieden.

Dit protocol is besproken en geaccordeerd in de vergadering van het Nederlands College Heraldiek te Utrecht op 22 juni 2016.
Vastgesteld en ondertekend te Tilburg d.d. 12 oktober 2016.

Voorzitter Secretaris
R.J.P.M. Vroomen W.M.T. van Zon

 

 

Bijlage:

Registratieformulier

Registratieformulier